Absicherung gegen Forderungen aus dem Mindestlohngesetzt durch eine Zeiterfassung
Die Erfassung der Arbeitszeiten ist seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes zum 01.01.2015 auch für kleine Betriebe verpflichtend – nicht nur, wenn Minijobber beschäftigt werden. Häufig mangelt es jedoch gerade hier an der Zeit, sich neben dem laufenden Betrieb noch mit einem Profi-System auseinander zu setzen und alles wird nebenher händisch notiert. Eine solche Zettelwirtschaft macht aber nur noch mehr Arbeit, wer heute seine Zeiterfassung noch von Hand erledigt, arbeitet kaum zeitgemäß.
Schnell gerät mal etwas durcheinander, es gibt Ungereimtheiten und Auseinandersetzungen mit den Angestellten. Die Auswertung ist schwierig, mal eben dem Mitarbeiter einen Zwischenstand liefern – Fehlanzeige. Auch revisionssicher sind solche Systeme nicht, selbst wenn die Erfassung mit einer Excel-Tabelle oder ähnlichem erfolgt. Hier drohen unter Umständen rechtliche Probleme.
Die Karley Deutschland GmbH bietet Ihnen hierfür eine günstige Komplettlösung: Die neue TimeMoto Zeiterfassung von Safescan! Basierend auf der Vorgänger-Version wurde das System auf den neusten technischen Stand gebracht und der Hersteller hat seine langjährige Erfahrung genutzt, um die Zeiterfassung noch besser auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Wie gewohnt ist das Komplettsystem quasi aus der Box einsatzbereit: Sie stellen den Leser auf, fügen diesen Ihrem Netzwerk hinzu und lassen die Software danach suchen. Dann müssen Sie nur noch im intuitiven Menü Ihre Mitarbeiter anlegen und schon läuft das System fast wie von selbst. Von nun an können Sie Ihren Mitarbeitern das Ein- und Ausstempeln überlassen, die Software protokolliert alles selbsttätig – auch wenn das Netzwerk mal ausfallen sollte, sorgt der großzügige interne Speicher dafür, dass keine Buchung verloren geht.
Das Menü des Lesers gibt Ihren Mitarbeitern sogar verschiedene weitere Möglichkeiten. So können zum Beispiel Zwischenstände und Urlaubstage angezeigt werden, ganz ohne dass dies für Sie weitere Arbeit bedeutet. Über den Rechner können Sie Ihren Angestellten zudem mit wenigen Mausklicks eine Monatsabrechnung zusenden. Dieser zusätzliche Service Ihrerseits schafft weitere Transparenz und hilft dabei, Missverständnissen vorzubeugen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Papier!
Natürlich ist so eine Auswertung nicht nur für Ihre Angestellten nützlich, sondern auch für Ihren Steuerberater. Es kostet Sie am Monatsende nur wenige Klicks um diesem die Abrechnungen zuzusenden, damit daraus Lohnabrechungen erstellt werden können. Auch wenn Sie einen anderen Weg der Auswertung nutzen, besteht die Möglichkeit, Ihre Daten ganz einfach per .pdf- oder .csv-Datei zu exportieren und weiterzuverarbeiten.
Über diese Grundfunktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, bietet die TimeMoto-Software allerdings auch noch weitere nützliche Features wie z.B.:
- (Mehrfach)-Arbeitspläne
- Überstunden- und Abwesenheitsmanagement
- Projekt-/Arbeitscodes
- Umfassende und detaillierte Protokollierung
- Mitarbeiter-/Schichtplanung
- Urlaubs-Feiertagsplanung
Zudem besteht die Möglichkeit, die Software in der Cloud-Version zu erwerben. Ganz ohne Installation, Server, Routereinstellungen oder ähnliches können Sie einfach über einen Browser auf Ihre Daten zugreifen – von überall, wo immer Sie gerade arbeiten. So können Sie zum Beispiel mehrere Niederlassungen verwalten oder die Übersicht über Ihre Baustellen behalten. Ein simples All-In-Abonnement stellt Ihnen hierfür alles zur Verfügung, was sie brauchen, inklusive der ausfallsicheren Speicherung Ihrer Daten mit rund um die Uhr Zugriff.
Über die Cloud können Sie auch Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich von jedem Ort einfach und in Sekunden über das Smartphone oder einen Browser ein- und auszuloggen. Dies ist nicht nur praktisch für Mitarbeiter im Homeoffice, sondern auch für Ihre Aussendienstler oder Fahrer in Kurierdiensten und Speditionen. Die Buchung kann von Ihnen in Echtzeit an Ihrem Gerät nachvollzogen werden. Dabei wird neben der Mitarbeiterkennung und Uhrzeit auch die Geo-Ortung des Gerätes übermittelt, sodass Sie später alles einwandfrei nachvollziehen können. Dies bietet nicht nur Ihnen Sicherheit, sondern Ihren Mitarbeitern die gewünschte Flexibilität.
Für zusätzliche Sicherheit können die Lesegeräte mit einem 500dpi-Fingerabdruckscanner oder einer Dual-Kamera-3D-Gesichtserkennung ausgestattet und mit einer Zutrittskontrolle verbunden werden. So sichern Sie zum Beispiel Ihr Lager oder Ihre Mitarbeiter-Räume ohne viel zusätzlichen Aufwand gegen unbefugten Zutritt, alles aus einer Hand und mit einer einzigen Software.
Auch wenn Sie kein IT-Fachwissen benötigen, um das System in Gang zu bringen, können Sie uns gerne die technischen Details überlassen, während Sie sich dem Tagesgeschäft widmen. Die Karley Deutschland GmbH installiert das System vor Ort für Sie, richtet es ein und gibt Ihnen anschließend eine Schulung zur Benutzung. Nach Bedarf können wir Ihnen auch maßgeschneiderte Software-Erweiterungen anbieten, die eine Einbindung in Ihre bisherige Arbeitsumgebung noch angenehmer gestalten. So haben wir zum Beispiel bereits eine Schnittstelle (https://www.karley.de/rfid_technik/zeiterfassung-safescan) zu Tobit David programmiert, welche Sie nutzen können. Für eigene Lösungen sind wir immer offen, sprechen Sie uns einfach an!
